10 ابزار مهم برای ديجيتالی شدن كسب و كارهای كوچك   

راه‌اندازی یك كسب و كار كوچك می‌تواند تبدیل به پروژه‌ای سخت و طاقت‌فرسا شود. چرا كه صدها كار ریز و درشت دارد، از برنامه‌ریزی و مدیریت گرفته تا بررسی مسائل مالی و جزئیات ظاهرا كوچكی كه چندین روز از وقتتان را می‌گیرد. اما خبر خوب اینكه برای رسیدگی به تمام این كارها و فشارها‌، ده‌ها ابزار مفید و كاربردی در دنیای دیجیتال ساخته شده است.

واقعیت این است كه در دنیای امروز اگر شما از این ابزارها نهایت استفاده را نكنید، خودتان را به دردسر انداخته‌اید و باید جای چند نفر كار كنید. به خصوص در كسب و كارهای كوچك و متوسط كه معمولا تیم كوچكی همه كارها را مدیریت می‌كنند. 

خلاصه اینكه ابزارهای معرفی شده در این مقاله همگی به كمك صاحبان چنین كسب و كارهایی می‌آیند تا سرعت انجام كارها و مدیریت پروسه كسب و كار را برایشان راحت كنند. 

 

1. برنامه slack

ارتباط مؤثر و كارآمد یكی از كلیدهای اصلی زندگی است. اما وقتی به دنیای كار و بیزینس می‌رسیم نقش ارتباطات پررنگ‌تر و مهم‌تر هم می‌شود. هر كسب و كاری برای مدیریت به ابزاری نیاز دارد كه به وسیله آن ببیند آیا همه افراد از یك مسئله خاص مطلع هستند؟ همه درباره یك موضوع یكسان فكر می‌كنند؟ افراد از روند انجام كار توسط دیگران اطلاع دارند؟

خیلی از كسب و كارها از اپلیكیشن‌هایی چون واتساپ و تلگرام با همین هدف استفاده می‌كنند. اما شما به عنوان یك كسب و كار به ابزاری حرفه‌ای‌تر كه برای دنیای بیزینس و نه سرگرمی و معاشرت ساخته شده نیاز دارید. به وسیله slack شما می‌توانید با افراد و گروه‌های مختلف پیام‌های متفاوتی رد و بدل كنید و خیلی آسانتر در جریان كارها قرار بگیرید. برای مثال می‌توانید تیم‌های جداگانه دیزاین، زیرساخت و بازاریابی داشته باشید با هر كدام تعامل كنید.

اما آنچه slack را كاربردی و متفاوت می‌كند این است كه امكان اتصال به بیش از 2400 اپلیكیشن را دارد. شما می‌توانید از اپلیكیشن‌هایی چون  Google Calendar، Zapier، Zoom، Trello و … به صورت مستقیم در اسلك استفاده كنید.

برنامه اسلك هم نسخه رایگان دارد و هم نسخه پیشرفته، با هزینه ماهی حدودا 7 دلار.

 

2. برنامه Google meet

حالا كه به واسطه كرونا فرهنگ دوركاری و فریلنسری در محیط كار بسیار جا افتاده، همه افراد بیش از پیش نیاز به اپلیكیشنی برای ویدیو كنفرانس دارند. با وجود اینكه برنامه Zoom در سال گذشته خیلی معروف شد،‌ به نظر ما گوگل میت گزینه بهتری برای تیم‌های كوچك است. یكی از دلایلش این است كه نسخه رایگان گوگل میت 60 دقیقه فرصت مكالمه به شما می‌دهد و زوم 40 دقیقه. یكی دیگر از برتری‌های گوگل میت حفاظت بالای آن از اطلاعات كاربران است. در حالی كه خیلی از افراد هنگام كار كردن با zoom نگرانی‌های زیادی در این خصوص دارند.

البته هر دو این اپلیكیشن‌ها امكان حضور همزمان 100 شركت‌كننده را دارند كه این ویژگی خیلی مهمی‌ در هر دو آن‌هاست.  

 

3. سایت Flipsnack

همه كسب و كارهای كوچك و متوسط در شروع كار نیاز به متریال‌های تبلیغاتی چون بروشور و كاتالوگ دارند. سایت فلیپ اسنك به شما این امكان را می‌دهد كه انواع مختلفی از اسناد دیجتال چون مجله، كاتالوگ، بروشور، تراكت و … درست كنید. پس از درست كردن هم می‌توانید آنها را با فرمت‌های مختلف از جمله  PDF, JPEG, PNG, GIF, و HTML5 دانلود كنید. 

این سایت قالب‌های متفاوتی برای هر كدام از این فایل‌ها دارد و حتی به صورت موضوعی هم می‌توانید قالب‌های متعددی در زمینه مد، سلامت، تناسب اندام، آموزش، سفر و بازاریابی در آن پیدا كنید.

 

4. برنامه Trello

همه صاحبان كسب و كار از كاركنان خود می‌خواهند كه منظم و دقیق باشند و لیستی از كارهایشان در طول روز یا هفته داشته باشند. راستش انجام این كار در كسب و كارهایی كه ده‌ها كار مهم دارند، با یك تقویم یا پلنر ساده تقریبا غیرممكن است. شما به عنوان یك بیزینس به ابزاری نیاز دارید كه به وسیله آن بتوانید به راحتی پروژه‌های مختلف را مدیریت كنید. اینجاست كه Trello به كمك شما می‌آید تا همه كاركنان بتوانند به راحتی پروژه‌های خود را پیش ببرند.

بعضی از كاربردهای این برنامه:

• سازماندهی فهرست كارها برنامه هر هفته یا هر ماه
• پیگیری وظایف دیگران با مروری بر پروژه ها و وظایف افراد مختلف تیم
• تعیین هدف برای بازه زمانی مشخص
• همکاری تیمی
• سازماندهی و اشتراك‌گذاری فایل‌ها به وسیله Google Docs

 

5. برنامه مدیریت شبكه اجتماعی Buffer

اگر شما یك كسب و كار كوچك هستید، احتمال اینكه یك نیروی انسانی مستقل برای مدیریت شبكه‌های اجتماعی‌تان داشته باشید خیلی پایین است. اما اینكه خودتان هم با آن‌همه مشغله سعی كنید هر ساعت پست و استوری آپلود كنید چیزی مانند كابوس است. 

برنامه بافر سعی می‌كند مشكلات شما را در این زمینه حل كند. این برنامه به شما اجازه می‌دهد تا:

•  پست‌هایتان را در برنامه آپلود كنید و زمان مشخصی برای انتشار آن تعیین كنید.
• تمام مسیج‌هایتان در شبكه‌های اجتماعی مختلف را به صورت یكجا ببینید.
• آنالیز عملكردتان در هر سوشال مدیا را بررسی كنید.

این برنامه دو نوع سرویس مختلف به كاربران ارائه می‌دهد كه یكی ماهی 65 دلار و دیگری ماهی 85 دلار است.

 

6. برنامه ایمیل ماركتینگ Mailchimp

امروزه راه‌های زیادی برای تبلیغ کسب‌وکار شما وجود دارد که یكی از مهم‌ترین آنها ایمیل ماركتینگ است. جالب است بدانید كه با وجود رشد زیاد شبكه‌های اجتماعی چون اینستاگرام و فیسبوك، ایمیل همچنان ابزار مورد علاقه 73 درصد از كاربران فضای مجازی است.

پلتفرم‌های بازاریابی ایمیلی مانند Mailchimp به شما کمک می‌کنند تا با ایجاد ایمیل‌های شخصی‌سازی شده با مخاطبان خود ارتباط برقرار كنید. 

با Mailchimp می‌توانید:

• در قالب‌های رایگان این سایت ایمیل خود را طراحی كنید.
• ایمیل‌هایتان را آماده كنید كه در زمان مشخصی ارسال شود.
• ایمیل‌های خودكار چون خوش‌آمدگویی و تایید سفارش بفرستید.
• فروشگاه آنلاین خود را به آن وصل كنید تا بر اساس خریدهایشان، محتوای خاصی برایشان ارسال شود.

به طور كلی، با یك استراتژی ایمیل مارکتینگ موفق شما می‌توانید روابط معنی‌دار و طولانی‌مدتی با مشتریان خود داشته باشید و نرخ بازگشت سرمایه خود را افزایش دهید.

 

7. برنامه حسابداری FreshBooks

یکی از بخش‌های استرس‌آور شروع كسب و كار، رسیدگی به كارهای حسابداری و مالی است. نرم‌افزار حسابداری  FreshBooks به شما كمك می‌كند تا صورتحساب‌ها و هزینه‌هایتان را مدیریت كنید و به شكل دقیق از آن گزارش بگیرید. یكی از ویژگی‌های خیلی خوب این برنامه قیمت به صرفه آن است. شما می‌توانید با پرداخت 15 دلار در ماه، با 5 اكانت مختلف به این برنامه دسترسی داشته باشید.

 

8. برنامه پشتیبانی مشتریان Freshdesk

وقتی صحبت از موفقیت یک کسب و کار به میان می‌آید، خدمات مشتری نقش پادشاه را بازی می‌كند. همه ما می‌دانیم كه رسیدگی به مشتری و گوش دادن به او می‌تواند چه نقش تعیین كننده‌ای در خریدهای بعدی‌اش داشته باشد. به همین خاطر استفاده از برنامه‌هایی چون Freshdesk برای هر كسب و كاری ضروری است. 

ممکن است این تصور را داشته باشید که خدمات پشتیبانی مشتری شما خیلی بی عیب و نقص است. اما حقیقت این است که نمی‌دانید چه تعداد از افراد وبسایت شما را ترک می‌کنند و درباره چه چیزهایی سؤال دارند.

برنامه Freshdesk به شما كمك می‌كند:

• تیكت‌های كاربران سایتتان را اولویت‌بندی و دسته‌بندی كنید.
• کارهای تکراری بخش پشتیبانی را خودکار و مكانیزه كنید.
• یک پایگاه داده ایجاد كنید تا مشتریان جواب سوالاتشان را آنجا ببینند.
• دسترسی به تیكت‌ها رابا دیگر اعضای تیم به اشتراک بگذارید و برای حل برخی مشکلات مشتری با یکدیگر مشورت كنید.
• همه ارتباطات مربوط به مشتریان را در یک پلتفرم یکپارچه جمع كنید.

 

9. برنامه نقشه‌ی ذهن LucidChart

هنگامی که صاحب یک کسب و کار هستید، توانایی تجسم مسائل مختلف در فرآیند برنامه‌ریزی، ایجاد استراتژی‌ها و تعریف آنچه واقعا برای شرکت شما مهم است، اهمیت بالایی دارد.

یک برنامه نقشه‌برداری ذهن مانند LucidChart می‌تواند در تجسم نحوه اتصال عناصری که با آن‌ها کار می‌کنید، آنچه می‌خواهید در آینده انجام دهید و مهم‌تر از همه دسته‌بندی‌های سایتتان به شما كمك كند.

شما در این برنامه نقشه ایده‌هایی را كه با طوفان فکری به آن رسیده‌اید، به صورت یك طرح گرافیكی و دسته‌بندی شده می‌بینید و در صورت نیاز می‌توانید آنها را به صورت چارت هم دریافت كنید.

 

10. برنامه Google Analytics

اگر در حوزه كسب و كارهای آنلاین و استارتاپی تازه وارد هستید، ممكن است اسم Google Analytics را نشینده باشید و كاربرد آن را ندانید. به صورت لی، این ابزار به شما كمك می‌كند تا بررسی كنید و ببینید كه آیا سایتتان به شكل كارآمد و درستی كار می‌كند یا نه. البته گوگل آنالیتیكس در سال‌های اخیر آنقدر پیشرفته و گسترده شده كه این تنها بخش كوچكی از كارش محسوب می‌شود.

شما می‌توانید با Google Analytics محتوای سایت و تجربه بازدیدکنندگان را بهبود ببخشید و تعداد كلیك‌ها و منشا هر خرید را ردیابی كنید. ویژگی مهم این ابزار این است كه به صورت كاملا رایگان، اطلاعات بسیار مهمی را درباره عملكرد وبسایت و تبلیغاتتان به شما می‌گوید.

برخی از ویژگی‌های گوگل آنالیتیكس:

• تعداد بازدیدكنندگان سایت شما
• دستگاه مورد استفاده كاربران برای بازدید از سایت شما (لپتاپ یا گوشی موبایل)
• زمانی كه كاربران در سایت شما می‌گذرانند.
• تعداد صفحاتی كه هر كاربر با یكبار ورود به سایتتان می‌بیند.

جمع‌بندی

همانطور كه دیدیم ابزارهای بسیار زیادی برای ساده كردن كار صاحبان بیزینس‌های كوچك وجود دارند كه شما می‌توانید با بهره بردن از آنها، مدیریت كارهایتان را ساده كنید. برخی از این ابزارها همچون Google Analytics رایگان هستند و برخی دیگر مانند Buffer پولی. شما می‌توانید بسته به نوع كسب و كار و نیاز خود، تنها از برنامه‌هایی استفاده كنید كه برای تیمتان كاربردی هستند. 

منبع: orbitmedia.com