مدیریت هزینه ها در کسب و کارهای خرد و مستقل

راه‌اندازی یک کسب‌و‌کار پرهزینه است. کسب‌و‌کارهای بزرگ اغلب از پشتوانه‌ی مالی قابل توجهی برای مقابله با این هزینه‌ها برخوردار هستند. در حالی که کسب‌و‌کارهای خرد و مستقل بودجه‌ی محدودی دارند. البته این به این معنی نیست که مشاغل کوچک نمی‌توانند پیشرفت کنند بلکه صاحبان مشاغل کوچک باید مدبرتر باشند. اجرای برخی از تکنیک‌های موثر مدیریت هزینه باید شما را حتی در یک وضعیت اقتصادی سخت سرپا نگه دارد. با مدیریت موثر هزینه‌ها می‌توانید عملکرد شرکت خود را بهبود ببخشید و از رقبا پیشی بگیرید.

هنر مدیریت هزینه‌ها با کنترل هزینه‌ها و درک درست از جریان نقدی شروع می‌شود. با تجزیه و تحلیل خروجی‌های کسب‌و‌کار و بررسی ظرفیت به تدریج یاد می‌گیرید که روابط واقعی هزینه‌های علت و معلولی شرکت خود را درک کنید.

 

اهمیت جریان نقدی در کسب و کارهای خرد و مستقل

کمبود پول نقد یکی از رایج‌ترین دلایل شکست کسب‌و‌کارها است. حتی موفق‌ترین مشاغل نیز می‌توانند به سرعت با مشکل مواجه شوند. خصوصا اگر پول نقدشان در صورت‌حساب‌های پرداخت نشده بلوکه شود و دیگر نتوانند قبض‌های خود را پرداخت کنند. بنابراین تصمیمات مالی مهم باید از همان ابتدا گرفته شود و فرآیند مدیریت هزینه قبل از آن‌که دیر بشود آغاز شود.

 

چگونه جریان نقدی کسب و کار کوچک خود را مدیریت کنید

جریان نقدی مایه‌ی حیات هر کسب‌و‌کاری است. جریان نقدی عبارت است از هر پولی که در یک بازه‌ی زمانی خاص از کسب‌و‌کار شما خارج و یا به آن وارد شود. پولی که وارد می‌شود جریان نقدی مثبت و پولی که خارج می‌شود جریان نقدی منفی است. هدف هر‌گونه تجارتی داشتن جریان نقدی مثبت بیش‌تر از منفی است. فرض کنیم که شما قصد راه‌اندازی یک فروشگاه اینترنتی فروش تجهیزات پزشکی را دارید. در شروع فعالیت هزینه‌ای باید صرف خرید تجهیزاتی مانند دوربین عکاسی، سه پایه و چادر نور برای عکس‌برداری از محصول کنید. هزینه‌ی بازاریابی و تبلیغات، ،حمل‌و‌نقل، انبارداری تجهیزات، خرید نرم‌افزار حساب‌داری، مالیات، اجاره‌بها و قبوض مصرف انرژی، اشتراک اینترنت و نیروی انسانی را هم اضافه کنید. همه‌ی این‌ها جریان نقدی منفی است که در مدیریت جریان نقدی باید در نظر داشته باشید. در ادامه نکته‌هایی که به کنترل جریان نقدی و مدیریت هزینه کمک می‌کند را جمع‌آوری کرده‌ایم.

با دقت زیادی انتخاب کنید که با چه کسی تجارت می کنید

به‌عنوان دارنده‌ی یک کسب‌وکار کوچک، باید افرادی که با آن‌ها تجارت می‌کنید را با دقت زیادی گزینش کنید. تمام گزینه‌های بالقوه را بررسی کنید. مبادا که قرارداد بهتری را بعد از بستن قرارداد نهایی پیدا کنید. تصور کنید که یک ماه را صرف آماده‌سازی سفارش برای یک مشتری کنید. ولی مشتری از پذیرش سفارش و یا پرداخت پول خودداری کند. درست است که برای مبلغی که طلبکار هستید می‌توانید اقدامات قانونی انجام دهید؛ اما این کار پرهزینه و زمان‌بر است. در این شرایط با پرداخت دستمزد کارمندان و صورت‌حساب‌ها چه می‌کنید؟ پس تلاش کنید که با افرادی وارد فرآیند تجارت شوید که سابقه‌ی اعتباری خوبی دارند.

برای مدیریت هزینه انتظارات را تعیین کنید

تبادل شفاهی برای موافقت در مورد شرایط پرداخت کافی نیست؛ حتی با مشتری‌هایی که سابقه‌ی اعتباری خوبی دارند! همه چیز از شرایط تحویل گرفته تا اتفاقاتی که در صورت عدم پرداخت رخ خواهند داد را روی کاغذ بیاورید. نوشتن چنین ضوابطی زمان‌بر است اما بسته به کسب‌و‌کارتان و مبالغی که رد‌و‌بدل می‌شود، باید شرایط و ضوابط تعیین کنید.

افراد پشت پرداخت را بشناسید

برای کاهش احتمال تاخیر در پرداخت، ایجاد روابط با افرادی که پرداخت را انجام می‌دهند همیشه مفید است. هنگام ارسال فاکتور، هم‌چنین ارزش این را دارد که بپرسید آیا دلیلی وجود دارد که پرداخت به موقع انجام نشود؟ زیرا برخی از مردم هر کاری که می‌توانند انجام می‌دهند تا به قول خود عمل نکنند. یعنی پرداخت هزینه‌ها را به تعویق بیندازند.

در مورد ارائه‌ی شرایط پرداخت خود به مشتریان حساب شده عمل کنید

اعطای اعتبار به مشتریان می‌تواند راهی موثر برای جذب مشتریان جدید و ایجاد اعتماد باشد. ارائه‌ی شرایط پرداخت 60 روزه ممکن است برای مشتری جذاب باشد که می‌تواند «اکنون بخرد و بعداً پرداخت کند». مساله این است که این اعطای اعتبار تاثیر مستقیمی بر جریان نقدینگی شما نیز خواهد داشت. به علاوه مشکل همیشگی تأخیر در پرداخت‌های مشتریان وجود دارد که باید به آن فکر کنید. تاخیر مشتریان در پرداخت، جریان نقدی را با مشکل مواجه خواهد ساخت. بنابراین برای مدیریت هزینه بهتر است به این فکر کنید که چگونه مشتریان خود را به پرداخت به موقع ترغیب کنید. چندین استراتژی وجود دارد که می‌توانید در نظر بگیرید. دریافت سود در پرداخت‌های دیرکرد، ارائه‌ی تخفیف‌های پرداخت زودهنگام برای تشویق مشتریان به پرداخت‌های سریع یا تحمیل شرایط پرداخت «سررسید در قبال دریافت» از مواردی است که باید تعیین کنید.

تا حد امکان هزینه‌های اضافی را کاهش دهید

یکی از بهترین راه‌ها برای افزایش هزینه‌های مالی، کم کردن هزینه‌های اضافی است. در واقع هدف این است که از ابتدا تا جایی که ممکن است درگیر هزینه‌هایی که صرف نظر کردن از آن‌ها ممکن است؛ نشوید. از اجاره‌ی مکان‌های فیزیکی صرف نظر کنید تا به دنبال آن دغدغه‌ی پرداخت اجاره‌بها، قبوض برق، گاز، آب، تلفن و شارژ ساختمان را نداشته باشید. هزینه‌ی حمل و نقل محصول هم اگر به درستی مدیریت شود، هزینه‌های اضافی را کاهش خواهد داد. درآپ شیپینگ مدل بسیار خوبی از فروش در تجارت الکترونیک است. در این روش شما هزینه‌ی انبار داری را دور می‌زنید. به علاوه پولی بابت اجاره‌ی انبار و فرآیند انبارداری هم نمی‌پردازید. در این روش تولیدکننده یا عمده‌فروش محصولات را مستقیماً برای مصرف‌کننده ارسال می‌کند. در نتیجه بار هزینه‌های حمل‌‌ونقل نیز از روی دوش شما برداشته می‌شود. ما در وبلاگ دیجی فای در رابطه با درآپ شیپینگ به طور کامل توضیح داده‌ایم. در صورتی که چاره‌ای جز اجاره‌ی انبار یا مکان‌های فیزیکی دیگر را ندارید حداقل تامین کنندگان محصولات خود را متراکم‌تر کنید.

کارکنان را در مورد مدیریت کارآمد زمان آموزش دهید

وقتی یک استارت‌آپ را راه‌اندازی می‌کنید و یا برای انجام کارهای وب‌سایت خود افرادی را استخدام می‌کنید باید به آن‌ها مدیریت زمان را آموزش دهید. نگه داشتن کارمندان در مسیر عملیات روزانه راهی برای مدیریت هزینه است. مهم است که همه‌ی افراد یک تیم، وظایفی متناسب با توانایی‌های خود داشته باشند و در طول ساعات کاری از هدف اصلی دور نشوند. با این کار برای نیروی انسانی‌ای که نتیجه نمی‌دهد هزینه پرداخت نمی‌کنید. حتی یک نرم‌افزار مدیریت زمان که دقیقا وقت صرف شده برای هر کار را ردیابی می‌کند هم برای بهره‌وری حداکثری نیز کارساز خواهد بود.

برای مدیریت هزینه پروژه‌ها را برون سپاری کنید

دورکاری یکی از تکنیک‌های مدیریت هزینه و زمان است. اجازه بدهید که کارمندان از خانه و به صورت دورکار وظایف خود را انجام دهند. این کار نقش چشم‌گیری در کاهش هزینه‌ها دارد. شما هیچ پولی بابت زمان استراحت افراد نمی‌پردازید. به علاوه هزینه‌های قبض‌ها و مصرف انرژی را هم کاهش می‌دهید. حقوق کارمندان در پروژه‌های دورکاری تنها بابت پروژه‌های انجام شده است. درست است که افراد در این شرایط حقوق کم‌تری دریافت می‌کنند اما خودشان می‌توانند از زمان اضافه استفاده کنند و شغل دیگری را نیز به عهده بگیرند.

 

مدیریت هزینه برای کسب‌وکارهای خرد و خانگی

مدیریت هزینه و ظرفیت یکی از مهم‌ترین و پیچیده‌ترین بخش‌های اداره‌ی یک کسب‌و‌کار است. به خصوص زمانی که کسب‌و‌کاری با حاشیه‌های کم را اداره می‌کنید. این مشاغل تنها در صورتی می‌توانند زنده بمانند که ضمن تلاش برای بازاریابی کم‌هزینه و فروش محصولات، هزینه‌های خود را به بهترین شکل مدیریت کنند. برای پیش‌برد شغل خود هزینه را در چرخه برنامه ریزی و کنترل خود به عنوان یک مرحله‌ی خودکار بگنجانید. در پایان بهتر است این نکته را هم بگوییم که استفاده از پلتفرم‌های آماده‌ی فروشگاهی نظیر دیجی فای نیز بار هزینه‌های تاسیس وب‌سایت را از روی دوش شما برمی‌دارد.

منابع

• business.org
• fbj.springeropen.com