مراحل پردازش سفارش چیست و چگونه انجام می‌شود؟

تابه‌حال به این فکر کرده‌اید که وقتی چیزی سفارش می‌دهید در پشت‌صحنه چه اتفاقاتی می‌افتد تا آن کالا به دست شما برسد؟ هنگامی که یک مشتری سفارشی را در یک وبسایت تجارت الکترونیک ثبت می‌کند لازم است چند مرحله انجام شود تا سفارش به دست مشتری برسد. ابتدا سفارش باید تأیید شده و وارد سیستم شود. سپس باید سیستم پرداخت پردازش شود و کالاها از موجودی خارج شوند. اقلام پس از جمع‌آوری باید بسته‌بندی شوند و به دست مشتری برسند. همچنین مشتری باید از ارسال سفارش مطلع شود. خدمات مشتریان هم لازم است در این مرحله حضور داشته باشد تا در صورت بروز هرگونه مشکل کمک کند. شاید فکر کنید این مراحل زیاد هستند؛ اما واقعیت این است که مراحل تحت یک سیستم انجام می‌شود و در نتیجه ردیابی و مدیریت سفارش‌ها آسان است. در نتیجه اکثر سفارش‌ها را می‌توان به‌سرعت و کارآمد پردازش کرد. در این مقاله از دیجی‌فای، درباره‌ی مراحل پردازش سفارش صحبت می‌کنیم.

 

پردازش سفارش چیست؟

بگذارید از یک تعریف ساده شروع کنیم: ‌ پردازش سفارش اصطلاحی است که برای توصیف مراحل مختلفی که برای تکمیل خرید انجام می‌شود به کار می‌رود.

مجموعه فعالیت‌هایی که بین زمانی که مشتری سفارش را ثبت می‌کند و زمان تحویل سفارش انجام می‌شود همگی مراحل پردازش سفارش هستند. تأیید اطلاعات پرداخت، آماده‌سازی و بسته‌بندی اقلام برای حمل‌ونقل و همچنین نوبت گذاری برای تحویل در این دسته قرار می‌گیرند. این روزها بسیاری از این کارها را سیستم‌های هوشمند انجام می‌دهند و بخش‌هایی هنوز توسط افراد انجام می‌شود. آنچه مهم است این است که این بخش حیاتی‌ای از کار است که اگر به‌درستی انجام نشود هیچ‌کس نمی‌تواند سفارشش را تحویل بگیرد.

 

روند انجام مراحل پردازش سفارش

به طور معمول مراحل پردازش سفارش شامل چهار مرحله‌ی کلیدی است. این مراحل شامل دریافت سفارش، جمع‌آوری اقلام، بسته‌بندی و ارسال است؛ اما گاهی مراحل دیگری مانند کنترل کیفیت یا بسته‌بندی خاص به شکل هدیه و چیزهایی ازاین‌دست هم ممکن است در این مرحله قرار بگیرد. هر چهارمرحله‌ای که در آغاز گفتیم می‌تواند با نرم‌افزارهای پردازش خودکار تکمیل شود و به‌این‌ترتیب هرکسی می‌داند چه وظیفه‌ای را باید انجام دهد. در ادامه درباره‌ی هر مرحله صحبت می‌کنیم:

1. ثبت سفارش

ثبت سفارش باتوجه‌به نوع شرکت و مدل عملیاتی آن ممکن است به شکل‌های مختلفی انجام شود. رایج‌ترین روش این است که مشتریان سفارش‌های خود را به‌صورت آنلاین، یا تلفنی یا از طریق یک نمایندگی به ثبت می‌رسانند. پس از ثبت سفارش، همه‌ی سفارش‌ها به مرکز پردازش ارسال می‌شود تا مراحل پردازش سفارش ادامه پیدا کند.

2. جمع‌آوری اقلام سفارش

دومین مرحله از مراحل پردازش سفارش، مرحله‌ی انتخاب اقلام به‌صورت فیزیکی و آماده‌سازی آن‌ها برای ارسال است.  در این روش شخصی به انبار و قفسه‌ی مشخص مراجعه می‌کند و از میان موجودی کالا، کالای موردنظر را انتخاب کند. به طور معمول در این مرحله کنترل کیفیت محصول هم انجام می‌شود و در ادامه محصول برای بسته‌بندی فرستاده می‌شود.

3. بسته‌بندی

مفهوم بسته‌بندی بسیار ساده است. این کار به معنای قراردادن آن‌ها در جعبه یا کیسه‌های موردنظر است تا به مقصد ارسال شوند. اقلام شکننده لازم است قبل از قرارگرفتن در جعبه در پوشش حبابی قرار بگیرند یا در فوم پیچیده شوند. جای‌گذاری درست قطعات و بسته‌بندی همه‌ی آن‌ها هم در این مرحله انجام می‌شود و پس از پایان باید بسته آماده ارسال باشد.

4. حمل‌ونقل

ارسال محصولات به معنی رساندن محصولات به آدرسی است که مشتری ثبت کرده است. این کار را می‌توان به روش‌های مختلفی انجام داد. بعضی از کسب‌وکارها سیستم حمل‌ونقل اختصاصی خود را دارند و بعضی از آن‌ها از سرویس‌هایی مانند پست و تیپاکس و حتی اسنپ استفاده می‌کنند. روش حمل‌ونقل به عواملی مانند حساسیت‌های زمانی و همچنین هزینه بستگی زیادی دارد. پس از ارسال محصولات و تحویل گرفته‌شدن آن توسط مشتری سفارش کامل تلقی می‌شود.

 

چگونه مراحل پردازش سفارش را خودکار کنیم؟

کسب‌وکارها می‌توانند از اتوماسیون سود زیادی ببرند. اتوماسیون مراحل پردازش سفارش هم در شش مرحله قابل‌انجام است:

• روند پردازش سفارش را تعریف کنید
• راه‌حل مناسب برای مدیریت سفارش انتخاب کنید
• سیستم‌ها را یکپارچه کنید
• مراحل را یکی‌یکی خودکار کنید
• قانون‌گذاری کنید
• پیاده‌سازی، نظارت و بهینه‌سازی

زمانی که مراحل بالا را دنبال کنید خواهید دید بسیاری از کارکردهای اضافی حذف شده‌اند و می‌توانید کارها را بهتر از گذشته پیش ببرید. همچنین نرم‌افزارهای مدیریت مراحل پردازش سفارش هم وجود دارند که می‌توانید به سراغشان روید.

 

سخن پایانی درباره مراحل پردازش سفارش چیست و چگونه انجام می‌شود

هرچقدر هم که تبلیغات خوبی داشته باشید، کمپین‌های خوبی برگزار کنید. لیدهای بیشتری جمع‌آوری کنید و بتوانید آن‌ها را به خرید تبدیل کنید اگر نتوانید مراحل پردازش سفارش را به‌درستی انجام دهید و سفارش را در سلامت کامل و در زمان مناسب به دست مشتری برسانید تمام زحماتتان به هدررفته است. این نشان می‌دهد پردازش سفارش چقدر اهمیت دارد. سیستم شما باید به شکلی باشد که به‌راحتی بدانید چقدر موجودی دارید، دسترسی به موجودیتان ساده باشد و مراحل بسته‌بندی و ارسال هم تعریف شده باشند تا همه‌ی کارها سرجای خودش انجام شود.