واژه‌ی وبینار از ترکیب دو کلمه‌ی وب و سمینار ساخته شده است. وبینار رویدادی است که به صورت آنلاین و با حضور مخاطبان آنلاین برگزار می‌شود. هماهنگی برای تشکیل سمینار معمولا توسط صاحبان کسب‌و‌کارهای کوچک و بزرگ، مشاورین عرصه‌ی تجارت و تکنولوژی و هر فرد یا تیمی که موضوعی برای آموزش و یا معرفی داشته باشد انجام می‌گیرد. محتوای وبینار بسته به موضوع و ابزارهایی که در دست دارید می‌تواند شامل پاورپوینت، فایل‌های صوتی و یا ویدیوهای از پیش ضبط شده باشد. ارائه کردن همین محتواها نیازمند رعایت اصول برگزاری جلسه از طریق وب است. در ادامه با ما همراه باشید تا صفر تا صد مراحل تشکیل یک سمینار آنلاین را بررسی کنیم.
مراحل تشکیل وبینار
- انتخاب موضوع جذاب و مساله‌ای که نظر مخاطبان را جلب کند اهمیت بسیاری دارد. اگر موضوع جالب توجه نباشد مخاطبی هم در کار نخواهد بود. در صورتی که کسب‌و‌کار کوچکی دارید شاید تصور کنید که نمی‌توانید به انداره‌ی کافی بیننده برای وبینار خود جذب کنید. در حقیقت اشتباه هم نمی‌کنید! اما یادتان باشد که مخاطبین، حتی رویداد مجازی قدرتمند‌ترین برندها را هم در صورتی که موضوع خوبی نداشته باشند، به راحتی ترک خواهند کرد. ابتدا نیاز مخاطبین را شناسایی کنید. توجه کنید که در وب‌سایت‌های رقیبان شما بیشتر در مورد چه چیزهایی سوال پرسیده‌اند. موضوع وبینار شما باید در راستای پاسخ به سوالات آن‌ها باشد. کلمات کلیدی که بیشتر مورد جست‌و‌جوی گوگل بوده است را پیدا کنید. سپس یک موضوع جالب و جذاب با آن کلمات کلیدی بسازید.
- پلتفرم مناسب برای تشکیل وبینار را انتخاب کنید. پلتفرم‌های داخلی و خارجی زیادی برای برگزاری سمینار آنلاین در دسترس هستند. نمی‌توانیم هیچ پلتفرمی را به عنوان بهترین گزینه به شما ارائه دهیم. بسته به تعداد شرکت کنندگان، هزینه‌ای که می‌خواهید پرداخت کنید؛ امکان فارسی سازی، امکان برگزاری نظر سنجی و ده‌ها فاکتور دیگر باید پلتفرم ایده‌آل خود را پیدا کنید. به عنوان مثال چند پلتفرم تشکیل وبینار را معرفی خواهیم کرد.
پلتفرم رایگان Google Meet می‌تواند طی ۶۰ دقیقه میزبان ۱۰۰ نفر شرکت کننده باشد. پلتفرم SpotMe امکانات بیشتری نسبت به گوگل میت دارد اما رایگان نبوده و برای کسب‌و‌کارهای کوچک به صرفه نیست. پلتفرم Microsoft Teams در دو نسخه‌ی رایگان و پولی ارائه می‌شود که هر کدام مزیت‌های خود را دارند. WebinarJam به شما امکان پخش هم‌زمان وبینار در شبکه‌های اجتماعی خود مانند یوتیوب، لایو اینستاگرام و برگزاری نظر سنجی را می‌دهد. سایر ابزارها هم به همین نحو محدودیت‌ها و امکانات متفاوتی دارند.
- حتما چک لیستی از تمام عنوان‌هایی که می‌خواهید در مورد آن‌ها توضیح دهید را بنویسید. برای برنامه‌ی پخش اسلاید، سخنرانی میهمان، ویدیوهایی که می‌خواهید نمایش دهید و زمان توزیع فرم‌های نظرسنجی برنامه‌ریزی کنید. سعی کنید برنامه‌ی شما بخش‌های متنوع و مختلفی داشته باشد. چرا‌که پخش اسلایدهای پشت سر هم یا سخنرانی پیوسته مخاطبان را خسته می‌کند.
- برای وبینار خود تبلیغ کنید. از طریق شبکه‌های اجتماعی و با ارسال ایمیل یا پیامک، گروه هدف خود را از موضوع و زمان دقیق تشکیل وبینار مطلع کنید. در تبلیغات خود لینک ثبت‌نام در وبینار را ارسال کنید تا فرآیند ثبت‌نام آسان‌تر شود. یک روز مانده به آغاز برنامه مجددا برای ثبت‌نام کنندگان ایمیل یا پیامک یادآوری ارسال کنید.
- اصول مدیریت جلسه را رعایت کنید. شما از قبل زمان دقیق سمینار آنلاین را مشخص کرده‌اید. بنابراین لازم نیست که منتظر بالا رفتن تعداد مشارکت کنندگان بمانید. یک شروع کند و پر از مقدمه چینی که مخاطبان حاضر را خسته می‌کند اصلا مناسب فضای آنلاین که در آن همه‌چیز سریع رخ می‌دهد؛ نیست. با انرژی و هیجان وبینار خود را آغاز کنید اما نکات کلیدی را بگذارید برای ده دقیقه بعد که تعداد بازدیدها بالاتر رفته باشد. از تنظیمات تجهیزاتی که استفاده می‌کنید مطمئن شوید تا صداهای اضافه و آزاردهنده‌ی محیط (نویزها) را به حداقل برسند.
- چند دقیقه‌ی پایانی را به پرسش و پاسخ اختصاص دهید تا بین شما و مخاطبین صمیمیت و تعامل ایجاد شود. هم‌چنین افراد سوالات خود را بپرسند.
- در پایان جلسه از افراد بخواهید فرم نظرسنجی را تکمیل کنند. میزان رضایت آن‌ها را از مباحث مطرح شده جویا شوید. برای موضوعات جلسات آینده هم با آن‌ها هم‌فکری کنید و ایده بگیرید. به این ترتیب خلاهای باقی مانده در وبینار فعلی را در جلسات بعدی پر می‌کنید. لینک بازپخش وبینار را ارسال کنید و آن‌ها را به وبینارهای آینده‌ی خود دعوت کنید.
تشکیل وبینار چه مزیت‌هایی دارد؟
از مهم‌ترین مزیت‌های تشکیل وبینار کاهش هزینه‌هاست که بار خرید تجهیزات، هزینه‌ی سفر، اجاره‌ی سالن و سایر الزامات را از روی دوش شما برمی‌دارد. وبینار روش خوبی برای بازاریابی کسب‌و‌کار و جذب مشتری است. شما می‌توانید ضمن ارائه‌ی نکات آموزشی به روز و مفید، محصولات خود را معرفی کنید. طرز کار با آن را برای شرکت‌کنندگان شرح دهید و یا این‌که مزایای اخذ نمایندگی را برای آن‌ها شفاف‌سازی کنید. ارائه‌ی محتوای قوی نشان می‌دهد که شرکت شما و یا کسب‌و‌کار کوچک‌تان نقاط قوت منحصر به فردی دارد که ارزش سرمایه‌گذاری، توجه و پیشرفت را دارد.
با تشکیل وبینار فرصتی استثنائی را برای کسب‌و‌کار خود فراهم می‌آورید که عملکرد محصولات و خدمات خود را به نمایش بگذارید. حتی اگر میزان شرکت‌کنندگان آنلاین هم در حد انتظار شما نبود، باز هم جای نگرانی نیست. می‌توانید رویداد مجازی خود را ضبط کنید و در قالب محتوای ویدیویی در شبکه‌های اجتماعی خود با کلمات کلیدی مرتبط منتشر کنید.
مدت زمان وبینار چقدر باید باشد؟
طبق مطالعات BrightTALK متوسط زمان مفید تشکیل وبینار ۳۹ دقیقه تخمین زده می‌شود. هرچند ادامه دادن یک وبینار تا ۶۰ دقیقه هم ممکن است اما اگر وبیناری بیشتر از یک ساعت طول بکشد ۵۰ درصد شرکت‌کنندگان ریزش خواهند کرد. این اعداد مربوط به مدت زمان سمینارهای آنلاین است؛ اما در رابطه با تعداد دفعات تشکیل وبینار در ماه استاندارد مشخصی نمی‌توانیم مشخص کنیم. به هر حال چون تعیین استراتژی، انجام هماهنگی، تبلیغات و برگزاری یک سمینار آنلاین نیازمند صرف تلاش و هزینه است؛ هر چه‌قدر هم کسب‌و‌کار شما بزرگ باشد ظرفیت برگزاری بیش از یک سمینار در هفته را نخواهد داشت.
آیا کسب درآمد از وبینار ممکن است؟
حالا که همه‌ی برنامه‌ها را حساب شده و اصولی چیده‌اید چرا از وبینار خود کسب درآمد نکنید؟ پتانسیل‌های بازار تشکیل وبینار هنوز به اندازه‌ی کافی کشف نشده است. به عبارتی در مقایسه با سایر محتواهای دیجیتال بازار تشکیل وبینار هنوز آن‌قدری که باید به سودآوری نرسیده است. در حال حاضر بیشترین آمار سودآوری مربوط به وبینارهای حوزه‌ی فن‌آوری و نرم‌افزار است. این وبینارها برای ثبت‌نام از شرکت‌کنندگان هزینه دریافت می‌کنند. ما نمی‌گوییم که برای کسب درآمد از رویدادهای مجازی خود عجله کنید. منظور این است که در جلسات اول حرفه‌ای بودن را تمرین کنید تا زمانی که کاملا به برگزاری وبینار مسلط شدید، بتوانید با دعوت میهمان ویژه از طریق رویداد وب کسب درآمد کنید.
سخن پایانی
تشکیل وبینار بستری برای رونمایی از محصولات و خدمات حرفه‌ای شما را فراهم می‌کند. وبینار راهی آسان برای ایجاد تعامل بین شما و سرمایه‌گذاران و متخصصان حوزه‌ی کاری شما است. در صورتی که برنامه‌ای هدف‌مند داشته باشید می‌توانید فرآیند جذب نیروی انسانی را نیز از این طریق تسهیل کنید. زمانی که افراد قدرت و تخصص برند شما را می‌بینند اعتماد بیشتری خواهند کرد. درنتیجه برای همکاری و خرید پذیرش بیشتری خواهند داشت. شاید باورتان نشود اما دیجی‌فای برای حمایت و معرفی کسب‌و‌کارهای کوچک و خانگی لایوهای اینستاگرامی دوستانه‌ای برگزار می‌کند. همین برنامه‌ی پخش زنده هرچند وسعت یک وبینار را ندارد اما ارزش و اعتبار یک برند نوپا را به بازدیدکنندگان معرفی می‌کند.